拙雅工业设计如何借助“设计项目工时管理系统”实现设计项目的“精细化管控”？

拙雅科技作为中华人民共和国工业和信息化部认定的“国家级工业设计中心”，为了建立高效的信息化管理体系，加强项目及人员管控，最终选择了AceTeamwork设计项目管理软件系统，实现工业设计项目的项目立项、项目任务计划、成本预算、工时统计、费用报销及项目成果文档等管理。

一、拙雅科技背景

厦门拙雅科技有限公司成立于2003年，至今已成长为一支高素质的工业设计创新团队。拥有数千平米的办公空间及多个实验室，在国内外设有多个分支机构与联合设计中心。

图片来源：拙雅科技官网

拙雅将以人为本的工业设计理念与前沿技术领域的智能科技融会贯通，为产品创新赋能，助力传统行业转型升级。

拙雅以家居生活、户外出行、商用办公、文创文旅四大场景进行创新研究和团队组织。将设计思维运用在产品创新的各个阶段，打造了设计研究、产品设计、项目及供应链管理、创新孵化等多个能力板块。

二、管理痛点

工业设计公司是典型的项目型企业，因此工业设计公司项目管理能力的高低直接关系到工业设计行业整个管理水平的高低。

与很多企业一样，工业设计企业在迅速成长的同时，逐渐会遇到一系列自身成长和规模扩张所带来的问题，尤其是业务发展和基础的项目管理能力的不均衡所导致的项目管理问题日益突出，一般情况下，工业设计行业项目管理主要因素包含如下：

• 项目计划管理

凡事预则立，项目计划的制定是项目管理中比较重要的环节，但是很多工业设计企业的项目计划制定缺乏标准，任务细分不够，任务分配不平衡，无法将项目过程的进度和实际资源花费与项目推进计划相对比，也无法分析项目的健康状况等。

• 项目时间管理

良好的时间管理意味着设计过程中的每一个环节都在项目时间表所规定的明确的期限内完成，并且在每个阶段完成之后，都能够通过项目报告的形式汇报工作的进展。

• 项目成本管理

设计项目通常按照合同约定分期付款，完成一定的工作量即支付相应的款项，收款提醒有利于及时、有效的回笼资金，精细化项目成本管理，设计项目的成本类别不同，可分为人工成本、直接费用、间接费用、材料成本、外购成本，并将其他成本分摊，保证数据一目了然。

• 项目成果管理

成果文档包括项目过程文档、产品信息、外部资料等等，显性知识管理的主要目标是形成企业稳定的、可积累的知识分类体系。

可以将存在于企业中的丰富的知识转化成为可分享、可复用的知识资源，让各部门、各项目组的知识转移和分工协作更加容易，使项目成员可以参考更多的以往成功项目的工作经验，减少项目运作的成本，提高项目运作的效率。

现在看来，如果整个设计过程中团队管理混乱，项目过程控制不完善会出现项目质量越来越不稳定，成本预算、核算和控制越来越难。要想快速提高工业设计领域的项目管理及运营效率，需要借助信息化系统管理工具进行辅助管理。

三、AceTeamwork解决方案

十余年以来， AceTeamwork致力于面向设计行业打造专业的设计项目管理系统，结合对工业设计、建筑设计、景观规划、室内设计、广告设计、照明设计、幕墙设计等设计公司和设计院的信息化实施经验，自主研发了AceTeamwork设计项目管理系统，以项目管理及资源管理为核心，实现项目的计划、资源、进度、工时、成本、质量等项目全过程的管理及控制。

（1）项目计划管理

通过项目立项申请，或直接创建新项目，同时支持从P6, Project，CRM等系统自动或手动批量导入项目。项目创建成功后，可以进行项目任务结构分解，任务开始和结束时间计划等。

（2）项目预算管理

根据项目计划制定的预算，可以结合实际支出进行对比分析。用来对项目的实际成本进行预警和管控，使得单个项目的成本控制更加透明。

（3）项目进度管理

项目任务分配给任务参与者后，需要及时掌控各任务的完成情况，是否发生延迟？而任务参与者则可以反馈实际进度或上传成果物等。

（4）项目工时管理

在项目或非项目上发生的工时，员工都需要按天以小时为单位的填报和记录相关工作内容。便于统计项目实际工作量和实际人工成本。

（5）成本管理

通过对于人力成本、管理成本、直接费用、材料成本、设备成本等进行实时统计、分析。

（6）成果管理

任务参与者可以反馈实际进度或上传成果物等。项目过程文档提交审核通过后，可以实现项目组成员之间的共享，项目结项前可以实现归档或下载保存等操作。公司及组织公共文档和个人文档等管理和维护。按照不同的权限设置，可以实现对知识文档库进行最大限度的安全共享。

（7）报表管理

不仅可以实现项目进度监控，预算比对、收入款项管理及利润外，还可以方便的从员工、项目、部门或公司等多维度进行项目工时和费用等数据的查询和统计。

AceTeamwork设计行业项目管理解决方案服务过众多知名设计公司，积累了丰富的设计行业项目管理经验。此次，作为国家级工业设计中心的“拙雅科技”选择了AceTeamwork项目管理系统，并希望快速搭建适合于工业设计企业特性的项目管理数字化平台，实现了从项目立项、执行，工时填报、到项目费控与成本归集进行全流程精细化管理，帮助拙雅科技减少设计项目成本，提高经济效益与优化管理模式，同时，获得了拙雅科技的高度认可及肯定。

目前，AceTeamwork设计行业项目管理系统已拥有众多设计公司客户案例，其中包含工业设计领域的上海指南工业设计有限公司，东道设计（Dongdao），意柯那（上海）工业设计有限公司(ICONA)等设计公司。

AceTeamwork设计项目管理系统不仅仅为设计公司提供统一的项目级协同工作平台，帮助项目人员提高工作效率，同时也为企业中层管理者和高层管理者建立项目群的管控体系以及战略管控工具，帮助企业中层管理者对项目的监控、为高层管理者提供决策支持。