选择自己研发一套工时管理系统(Timesheet),有错吗?

2020-11-25 分类:行业资讯  

工时管理系统(Timesheet)主要用途是收集、审核、统计分析在项目和非项目上的各项工作任务内容所花费的工时,用来核算实时的项目和非项目上的「人工成本投入」,进而达到成本的控制和管理。

企业可以通过「工时管理系统」进行规范管理,不但可以掌握员工的忙闲情况,提高员工执行效率、增进团队间的协作,还可以减少企业的成本支出。

 

 

综上所述,「工时管理」在企业管理中有着举足轻重的作用,当前大部分的企业已逐步认识到工时管理的重要性。但是在工时管理的应用过程中,有部分企业觉得工时管理是个比较简单的需求,只是收集和统计工时,用excel也可以实现。觉得:工时管理系统只是几个简单的功能模块而已,找几个人也能快速的开发实现,并且自己研发还能根据自身的需求进行随意修改,能做到“私人定制”,更不用受限于他人,根本没必要或不值当花钱购买商业的工时管理系统。

 

但是,“收集和统计工时”只是工时管理系统的基础目标,如果只是想简单的收集和统计筛选工时,那么在收集工时的人数较少且不考虑人工统计耗时费力的前提下,用excel来收集统计工时是一种暂时可行的方案。但是工时管理不仅仅是收集和统计工时,其长远目标是“借助工时数据实现人员安排更合理、制定计划更精准、项目进度更易把控、为人员绩效和项目绩效提供数据支撑”等作用,还是需要使用专业的工时管理信息化系统进行规范化管理。

 

 

举例某公司的工时管理系统选型经历:客户前期用excel人工收集汇总工时,后因收集的工时不准确、汇总统计难、数据难维护、太耗精力等原因,决定用专业的工时管理系统来解决。中期选型过程中觉得「工时管理系统」只是个比较简单的小软件,于是先找寻开源免费的工时管理软件,但经过调研试用后发现满足不了需求。后期找到了专业做工时管理系统的AceTeamwork软件公司,经过产品分析、演示答疑、试用体验后虽然感觉很契合需求,但又觉得不值当花钱购买。最后决定根据自身的需求自研工时管理系统,但历经2年的自研后最终以失败告终。最终还是再次选择了「AceTeamwork工时管理系统」。

 

分析以上真实客户的选型经历,不难发现其自研失败的主要原因在于以下几点:

1、风向选择错误:在认识到工时管理对企业的重要性后,觉得工时管理只是个日志记录的功效,用excel可以实现工时的收集与汇总,其实并未深入的认识到工时管理系统对企业的长远价值,并未做长远的工时管理计划。

 

2、小看和轻视:随着公司对工时管理的精细化要求,需要用专业的信息化系统来协助企业完善工时管理时,觉得工时管理软件是个简单的小工具,自己研发也是个很简单的事情,不但可以“私人订制”,而且还能不受他人限制,根本不值当花钱购买商业软件。

 

3、非产品思维导致的周期与变更:觉得工时管理系统只是几个小功能模块组合而成,只需把各个功能开发好即可满足使用需求,但缺乏整体的产品思维。因为前期的需求只是个大框架,后续随着需求和系统的逐步细化与完善,会经常发生需求变更,从而无法掌控研发周期。

 

4、不务正业:每个软件产品既然能在市场存活,那么肯定是有自己核心的价值。虽然可以参考市场上成熟的产品进行分析和仿照研发,但业务和思维的不同导致只是初级层面的拼凑和模仿,最终无法形成真正契合需求的有效的完整方案。

 

5、成本预估不足:觉得工时管理系统很简单,几个人可以在很短的时间内就能研发完成,相关成本投入会很低。结果由于计划和实际偏差太大,自研后进入反复变更修改的死循环,最终无法掌控时间和相关成本。

 

通过以上自研失败的真实案例分析可以看出企业能否挑选到一款合适的工时表(Timesheet)及工时管理系统,并且能够成功的落地并达到预期效果,不但选择方式很重要,而且对需求的理解、产品力和服务团队的保障也很重要。

 

因为成熟的商业工时管理系统给您的不仅仅是个软件工具,还有更可贵的思路和经验,只有这样才能确保工时管理系统能够产生应有的价值。当然,如果企业愿意承担风险和诸多的隐形成本,也愿意持续的投入时间和资金等资源,那么选择自研工时管理系统也并非不可能,只是最终的投入与产出实在不成正比。

 

 

 

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