浅谈软件公司选择一套“研发工时管理系统”的心路历程

2020-10-21 分类:行业资讯  

研发工时管理系统(Timesheet)主要面向产品研发、软件研发型企业(如:汽车设计研发,铁路系统研发,航空、航天研发机构等),其主要用途是收集、统计、审核和分析在研发项目上的各项工作任务内容所花费的工时,用来核算实时的项目人工成本投入,进而达到项目研发成本的控制和管理。可以通过软件的管理,提高员工和项目执行效率,降低项目人工成本。

 

研发工时管理系统(Timesheet)可通过项目工时及费用报销管理、项目任务进度跟踪管理、项目过程及文档管理等功能模块,最终形成项目工时及成本统计报表。借此可提升员工工作效率,增进项目团队间协作;不但可管理项目进度,可节省项目人力成本支出;增进团队协作与沟通,用于降低项目执行过程中团队沟通成本;通过对员工工时进行审核,掌握员工的忙闲情况,由此减少单个项目成本支出;统计项目所发生的差旅费和项目加班费等。

 

 

研发工时管理系统(Timesheet)可通过项目工时及费用报销管理、项目任务进度跟踪管理、项目过程及文档管理等功能模块,最终形成项目工时及成本统计报表。借此可提升员工工作效率,增进项目团队间协作;不但可管理项目进度,可节省项目人力成本支出;增进团队协作与沟通,用于降低项目执行过程中团队沟通成本;通过对员工工时进行审核,掌握员工的忙闲情况,由此减少单个项目成本支出;统计项目所发生的差旅费和项目加班费等。

 

研发是企业保持核心竞争力的基石。对于软件公司来讲,如何计划研发项目目标、保障项目的稳定运行,如何分配人才、资源,把控项目成本呢?这些一系列问题摆都在管理者面前!所以,引入“研发工时管理系统”是保障研发项目的高效运行的有力武器。而如何选择最适合自己的系统也是软件研发企业所面临的问题。

根据经验来讲,软件公司选择“研发工时管理系统”基本分为5种心理历程:

(1)开源的工时管理软件:网络上搜索寻找免费的工时软件,自行安装测试。

优势点:免费;

不足点:软件稳定性较差、无售后和实施服务、无详细文档等问题显著。

大部分软件公司在选择软件时,基本都会只局限于软件本身,认为只要找个类似的软件能用就行。但由于每款软件都有不同的着重点,最终会造成理解和使用上的偏差,不能满足需求。结果都是使用一段时间后因受限或达不到预期效果而放弃。

 

(2)找寻可增加在现有系统中的功能模块:在现用的OA或ERP等软件系统中增购工时模块。

优势点:费用较低,可以在一个系统中解决问题,不用再增加新系统;

不足点:功能局限性较大,大部分的工时模块只是个“日志”的作用。

软件公司会觉得工时只是个较简单的功能,直接在现用的系统中增加工时功能就行。但实际的情况是,每个系统都有着重的方向和特性,有的系统并没有工时模块,有的系统虽然有类似功能,但是只是个“excel”的应用,实际使用中并不能满足工时的收集、管理、分析等需求,最终的结果是钱花了,却无法达到预期的效果。

 

(3)基于现有产品做二次开发:结合自身的研发能力,在已有产品上做二次开发。

优势点:投入较小,觉得可以更契合自身的需求;

不足点:受限于产品本身的框架,会存在局限性,开发难度难把控。

软件公司利用自身的研发能力,结合现有产品的接口,觉得基于现有产品进行二次开发会比较合适。但每款产品都有自身的业务方向和特性,最终容易导致二次开发难把控、无法准确预估投入成本等问题。也可能出现因产品问题导致不支持自定义审批、不支持多渠道的消息提醒、不支持移动端等情况的出现。

 

(4)自研工时管理软件:利用自身的研发能力,结合实际的需求,进行独立开发。

优势点:结合自身的需求来研发所需的工时系统,会更契合实际的业务需求;

不足点:开发周期长、投入成本高、后期维护管理难度较大等问题。

工时管理系统本身是一套完整的信息化管理系统,虽然觉得自行开发会更好些,但是其投入的时间、资源、各类成本是很难预控的。后期再随着企业的管理需求的变动,会进入“修修补补”的死循环。

 

(5)商业工时管理软件或放弃:寻找符合当前和未来规划的商业软件或放弃选择。

优势点:产品和服务比较完善,稳定性和专业性强,可结合需求开发调整;

不足点:投入的费用略高。

优秀的商业工时管理软件供应商基本都经受了市场的洗礼,产品的契合度高、数据安全性好,具有完善的售后服务,且能够结合客户经验和需求提供合适的解决方案,能提供完善的实施和售后服务。

 

 

研发工时管理系统」是解决企业遇到的工时管理及成本问题,是软件企业早晚都要使用的管理软件。但选择软件的过程中除了关注产品本身之外,还需关注适合的解决方案、后续能否持续迭代等因素,这样才能真正的“落地”并达到预期的目标。综上所述,选择一套商业的「研发工时管理系统」会是每个研发企业的最终选择。

 

每个研发企业都在不停的发展,而在不同阶段的经营环境下所面临的挑战与需要解决的问题会有不同。如何选择一款真正适合自己企业的研发工时管理系统,需要重视每种方式背后隐藏的显性和隐性成本。建议专业的事情还是交给专业的团队来做较合适,可参见《如何选择合适的工时表(Timesheet)及工时管理软件系统?》一文。

 

 

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