AceTeamwork项目协作系统操作指南：员工个人「费用报销」从录入、提交到查看审批结果的快捷方法

本指南将引导您通过几个简单的步骤，快速、准确地完成费用报销，避免返工和加速审批。

核心高效原则：事前准备 > 事中快捷 > 事后跟进

第一阶段：报销前的高效准备（事半功倍的关键）

在登录AceTeamwork项目协作系统前做好充分准备，能极大提升录入速度。

1.集中整理票据：

• 纸质发票/单据：将所有需要报销的发票、小票、行程单等纸质凭证集中在一起。
• 检查完整性：确保每张发票都有清晰的抬头（公司全称）、税号、日期、金额、收款方盖章。
• 电子发票：将收到的电子发票（PDF或OFD格式）保存在电脑的一个固定文件夹中。
• 推荐做法：将文件重命名为“日期-商家-金额”（例如：20231027-滴滴打车-48.5），便于后续核对。

2.分类与归类：

• 根据公司的费用类型（如：差旅费、交通费、办公用品、业务招待费等）对票据进行初步分类。
• 将同一类别的费用（如一次出差的所有费用）放在一起。

 3.明确报销信息：

• 确认本次报销的项目编号（或成本中心），不确定请提前询问项目经理或部门文员。
• 如果是业务招待费，提前准备好招待的事由、客户公司、参会人员等信息。

第二阶段：系统录入的快捷方法（核心操作步骤）

打开AceTeamwork项目协作系统，使用员工账号和密码登录。

操作方法一：使用“从模板新增”功能

• 如果您经常报销类似费用（如月度交通费），进入费用报销页面，可以“从模板新增”功能，可以一键生成报销单框架。

操作方法二：手动输入费用报销信息

• 手工填写费用报销明细对应的费用日期、所属项目、费用类型、输入金额、上传附件等操作。

操作方法三：使用“费用单导入”功能

• 允许员工通过Excel导入之后生成保存状态的费用报销单，然后检查、修改、提交。
• 费用单导入页面，下载导入模板，根据模板要求，填入要导入的费用单数据，导入之后，模板中的费用单数据就会自动进入系统。

操作方法四：使用“代填费用报销”功能

• 用于由他人（如财务人员、行政助理等）代为填写费用报销单的相关信息（如费用明细、金额、票据信息等），再按规定流程提交审批以完成报销的操作。

操作方法五：使用“费用批量录入”功能

• 费用批量录入功能一般会授权给财务人员操作、无需经过审批流程，可实现多笔费用数据快速录入系统并即时生效，比如：财务每月需录入的固定费用（如办公室租金、物业费、网络服务费、银行账户管理费等），此类费用已通过合同约定或前期确认，无需额外审批。

操作方法六：使用“导入历史费用”功能

• 批量导入功能适用于需高频、大量处理费用数据的场景；比如：系统上线初期或更换财务软件时，需将Excel表格中存储的历史费用单，批量导入新系统，实现数据无缝衔接。
• 导入历史费用页面，下载导入模板，根据模板要求，填入要导入的费用单数据，导入之后，模板中的费用单数据就会自动进入系统。

操作步骤如下：（手动输入费用报销信息）

一、创建新的报销单

• 系统主页面，点击左侧导航菜单中的“费用报销”菜单，进入个人费用报销页面。
• 个人费用报销页面，点击“新增”按钮下方不同的“费用类别”，进入不同类别费用报销单填报页面。
• 费用填报页面，点击“新增”按钮，填写费用明细，选择费用日期、所属项目、费用类型、输入金额，描述栏可简单填写，如“北京至上海高铁”。
• 差旅费用填报页面，可以关联出差申请单，可在此步骤进行关联，确保信息一致。
• 费用报销页面支持关联借款信息，可直接完成借款冲抵操作。

二、上传电子附件（至关重要）

• 电子发票：直接上传对应的PDF或OFD文件。注意：很多公司要求电子发票必须上传原件。
• 其他凭证：如合同、申请单等，一并拍照或扫描上传。

三、核对与计算

• 添加完所有费用报销明细后，系统会自动计算总金额。请务必与您手算的总额核对一遍，确保一致。

第三阶段：提交前的最终审核与提交

这是避免报销单被驳回的关键一步，花1-2分钟检查，能节省数天的返工时间。

检查“四大要素”：

• 金额是否正确：明细金额之和是否等于总金额？
• 附件是否齐全：每一条报销明细是否都有对应的发票附件？
• 项目/成本中心是否正确：费用是否归属到了正确的项目？
• 费用类型是否准确：如招待费不能错选为会议费。

 提交报销单

• 确认无误后，点击“提交”按钮，将报销申请发送至审批人。系统会生成一个唯一的报销单号。
• 接收审批结果：审批通过后，财务部门将处理报销款项。审批未通过，根据反馈意见修改后重新提交。

遵循本指南，养成“做好准备、利用工具、仔细核对”的习惯，您将能熟练掌握AceTeamwork项目协作系统的费用报销功能，实现真正的高效快捷报销。

高效技巧与常见问题（FAQ）

Q： 手机端和电脑端哪个更方便？

A： 手机端非常适合随时采集票据、拍照上传和审批。电脑端更适合处理大量票据录入、复杂分类和数据核对。建议结合使用。

Q：选择“费用归属项目”时，找不到我负责的项目，是什么原因？

A：可能是该项目未在系统中“启用报销权限”，或项目已被标记为 “已结案”，需联系项目管理员或财务确认项目状态；若项目正常，可尝试通过“项目编号” 搜索（而非项目名称），避免因名称简称/全称差异导致找不到。

 Q： 报销单被驳回了怎么办？

A： 不要慌张。仔细查看驳回意见，根据意见修改后重新提交。常见驳回原因：发票信息模糊、费用类型选错、缺少附件、项目选择错误。

Q： 填报完成后提交审批，发现填错金额，能撤回修改吗？

A： 若审批流程尚未开始，可在“我的报销单”中找到对应记录，点击“撤回”按钮，修改后重新提交；若审批人已审核通过某环节（如部门负责人已通过，待财务审核），需联系当前审批人“拒绝”报销单，拒绝后再修改提交。

Q：冲抵后发现 “报销金额小于借款金额”，剩余借款该如何处理？

A：系统会自动计算 “借款余额 = 借款金额 – 报销冲抵金额”，剩余借款需按企业规定处理：可以在借款单页面发起“退回还款申请”；若需后续报销继续冲抵，可保留余额，下次填报时再次关联该借款单。

文章标题：员工如何用 AceTeamwork项目协作系统快速填写「费用报销」？从录入到提交的快捷操作指南

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