工时表系统,又名:时间表系统,电子工时系统。英文译作timesheet,eTimecard。
目前工时表系统在国外的应用已经较为普及,但在国内市场还处于起步阶段。工时表系统(eTimecard)最早用于员工工资的结算,如今被广泛应用于以项目为核心的高人力成本行业,比如:创意设计公司、咨询公司、产品研发公司、事务所等行业领域。
由于这几个行业的雇员知识技能含量较高,外出执行项目是采用小时为单位向客户收取费用的计费方式。对于外派雇员来说,跨地区、跨部门的开展日常工作,甚至穿插于多个项目执行任务的情况是家常便饭,用传统的纸质工时单,或Excel手工记录收集和汇总员工的工时信息,不仅费时费力,而且由于信息交换量大传递频繁而导致严重的延迟,无法做到数据实时共享,管理层关注的工作计划和项目进展,每个项目人力占用情况等信息,无法及时获知。
工时表系统(eTimecard)的普及和发展,追其原因是信息化步伐的加快、以及企业规模不断的扩大。企业承接的项目数量逐渐增多,传统纸质Excel方式已经不能解决企业面临的问题,企业为了改变资源利用不充分和手工统计效率低下的情况下,企业可能会考虑引入了工时表系统。
AceTeamwork软件是2009年9月推向的市场,是一款结合国内外各领域客户需求,以项目和人为核心的企业级管理套件。提供项目计划和进度跟踪,项目人力资源,项目团队绩效管理,项目时间及成本管理等综合解决方案。其中,工时表系统(eTimecard)是AceTeamwork套件的一个重要组成部分。
AceTeamwork工时管理系统的成长之路,大致有如下几个阶段:
第一阶段、工时表系统(eTimecard)上线初期:
AceTeamwork工时管理系统上线初期,是国内第一个支持单条工时数据审批走不同流程、可以按天/周/任意期间填报项目或非项工时及工作内容的专业的工时管理软件;并且可以从员工、部门、项目、项目任务、成本等多维度进行工时及人工成本统计,把复杂的管理和程序化的工作有机地融合一体,规范了项目管理,有效地将人和项目相结合。帮助企业更高效地管理时间,掌握员工工作时间内的效率、效能和成果,提高了员工工作效率,降低人力成本。
第二阶段、工时表系统(eTimecard)增加了“移动端”APP;
随着移动互联网的发展,智能手机在我们的生活中越来越普及,企业管理软件必须支持APP应用,也是许多企业进行管理软件选型的重要因素。在这种情况下,AceTeamwork软件移动端APP应运而生。
移动端价值:
1.移动端操作简洁,方便。拉近了企业与用户之间的距离。
2.移动端应用不受网络与设备的限制,用户可以在家、机场、路途中任何地点随时进行办公,使办公无处不在。
3.移动版的应用方便了用户,不用再为了办理业务前往公司,免去了因路途遥远而耽误的时间,提高了办事效率,不但为用户节省了宝贵的时间成本,也节省了不少行政办公费用。
第三阶段、工时表系统(eTimecard)与考勤管理的完美结合:
工时填报的主观性太大,高层领导最关心的就是员工工时的准确性。如何最大程度的减小误差是重中之重。考勤打卡与工时的结合,是最有效减小误差的手段之一。为了更好的解决领导层关注的内容,AceTeamwork工时表系统逐步与“考勤管理”进行了全方位的结合。
1.工时管理与“考勤打卡”的数据整合:
工时管理系统与考勤系统的上、下班打卡数据集成,用来校验员工每天正常工时和加班工时实际填报的有效性,彻底解决员工填写的工时数据,与实际考勤打卡数据不一致的问题;
2.工时管理与“休假管理、加班管理”的数据整合:
工时管理系统与休假申请、加班申请等数据实现联动。解决了员工的休假与工时填报分布在不同的系统中,员工使用软件的抵触情绪。同时,员工填写加班工时根据规则自动生成调休假,减轻了人事的统计工作量,提高了工作效率。
第四阶段、工时表系统(eTimecard)集成“企业微信和钉钉”:
近几年“钉钉、企业微信”在许多企业已达到较高使用率,且有大量员工信息和部门数据存储于钉钉、或企业微信平台当中。为了让企业员工能够快捷、高效的应用AceTeamwork工时表系统(eTimecard),2018年AceTeamwork软件公司推出了“钉钉、企业微信”的集成功能。
企业微信、钉钉移动端,彻底改变了目前企业需要下载多个APP,在不改变企业现有钉钉、企业微信使用习惯的前提下,企业可以直接通过钉钉、或企业微信入口,直接进入AceTeamwork移动端;企业微信和钉钉系统的集成实现,更加便捷了工时填报方式。
迄今为止,AceTeamwork成功推向市场已有10余年。经过不断的打磨和迭代,已经发展为一款灵活易用,功能完整、成熟专业的企业级项目协作管理软件。
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设计企业在努力提高项目收入的同时,如何确保项目成本在计划,控制、调整范围内执行?最科学有效的办法就是借助现代化信息管理工具,如:“AceTeamwork设计行业项目工时及成本管理系统”等。
随着国内专业服务型公司不断发展和壮大,越来越多的专业服务公司开始选择或使用符合自身行业特性的管理软件。诸如:CRO、SMO、会计服务、设计咨询、工业设计、市场推广服务,财税及管理咨询等。
“人工成本核算”是项目全成本管理过程中的重要组成部分,对项目人工成本进行有计划的科学性管理是企业建立和完善现代项目过程及成本管理的有效途径。可以借助AceTeamwork工时管理系统及解决方案实现项目人工成本核算及项目收入确认等问题。
阿米巴经营管理模式,促使企业组织随着外部环境变化而不断“变形”,并且调整到最佳状态,成为适应市场变化的灵活组织,进而降低企业经营风险,实现利润倍增。
针对高人力成本,项目驱动型行业,项目上人工成本占比很高,所以如何保证项目人工成本核算具有说服力,变得尤其重要。而IPO企业在「辅导及财务内部审核阶段」,都会选择AceTeamwork项目协作系统,实现主营业务的项目预算、项目收入确认及人工成本核算等。
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通过工时填报可以反向验证考勤数据是否异常和缺失,不仅可以节省管理者的时间,提高管理效率,还可以即时更新考勤数据,异常考勤也能即时提醒。
项目绩效管理是项目组织与人力资源管理的重要组成部分,以员工绩效为目的,最终是为了通过标准、规范、流程化的管理,最大程度的解放人的创造性,真正实现“分析项目产出和投入的客观效益值,让项目绩效更具说服力”。从而达到企业和员工的共赢,提升整体团队项目管理的水平。
eTimecard 车间生产工时管理系统,主要实现车间生产计划、工时收集及工人绩效等管理诉求,适用于流水线及非流水线的生产制造型企业。